役員・従業員の個人情報の取り扱いについて (プライバシーポリシー)

1.SUDACHI少短の個人情報の取り扱いに対する理念

  • 私たちSUDACHI少額短期保険株式会社(以下、「SUDACHI少短」)は、みなさまからお預かりする個人情報を何よりも重要なものとして公正かつ誠実に取り扱い、大切に守ることが極めて重要であると認識しています。法令等※1を遵守することはもちろん、みなさまにご安心いただけるよう、倫理的、社会的な観点からもその取り扱いを考慮し、高度なセキュリティによってお守りします。
  • 私たちSUDACHI少短は誰もが安心で健やかに自分らしく生きる社会の実現に貢献します。そのために、みなさまからお預かりする個人情報を適正かつ安全に活用することを通じて、時代とともに変化するお客様やビジネスパートナーをはじめとするステークホルダーのニーズに、より的確にお応えしたいと考えます。

2.個人情報取り扱いの要点

SUDACHI少短は、みなさまからお預かりする個人情報を、公正に活用するとともに、価値を提供します。
みなさまからお預かりする個人情報は、高度なセキュリティによってお守りします。

公正かつ誠実であること
個人情報を公正かつ誠実に取り扱い、個人情報をご提供いただくご本人の不利益になるようなことはしません。
安全にお守りすること
みなさまからお預かりする個人情報は、高度なセキュリティによってお守りします。
透明性を確保すること
個人情報の収集にあたっては、個人情報を提供いただくご本人にご理解いただけるように個人情報の利用目的を明示し、同意を得ます。
価値を提供すること
みなさまからお預かりする個人情報は、より良いサービスをお届けできるように活用します。

3.個人情報取り扱いの詳細

1.利用する目的について

みなさまからお預かりする個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲で利用します。
SUDACHI少短における個人情報の利用目的は、以下のとおりです。(本項1.においてはマイナンバーを除きます。マイナンバーについては、「3.情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください)

  • 1)人事労務管理
    • (1)賃金、賞与、退職金等に関する業務
    • (2)税、社会保険に関する業務
    • (3)福利厚生等に関する業務
    • (4)教育訓練に関する業務
    • (5)安全・衛生、健康管理等に関する業務
    • (6)人事異動、人事考課、表彰、懲戒その他人事管理に関する業務
    • (7)労務管理、労働時間管理に関する業務、等
  • 2)関連会社・提携会社の取り扱う各種商品やサービスの案内・提供・維持管理
  • 3)国内外の法令等に基づき、報告・調査・照会・訴訟手続その他これらに類する手続に応じる場合
  • 4)その他円滑な事務処理のために必要な場合

2.収集する方法について

SUDACHI少短は、入社時、在職時に発生する人事関連の事務所手続き、教育訓練、面談もしくはヒアリング、またはその他の書面やシステムを通じて個人情報を収集する場合、あらかじめその利用目的を、個人情報を提供いただくご本人にご理解いただけるよう明示し、同意を得ます。また、不要な情報は収集しません。

SUDACHI少短は、書面やシステムを通じて個人情報を収集する場合、「何のために利用するか」という目的を、明確に示すようにしたうえで、個人情報をご提供いただくご本人の同意のもとに、その目的の達成に必要な項目に限定して個人情報を収集します。(本項2.においてはマイナンバーを除きます。マイナンバーについては、「3.情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください)

■収集方法

主な収集方法は、入社時、在職時に発生する人事関連の事務所手続等に必要な各種帳票への記入、教育研修、面談もしくはヒアリング等の対話、またはアンケートの回答等です。

■利用目的の明示方法

個人情報の収集にあたっては、SUDACHI少短は、法令等に従い、上記1.の利用目的をホームページで公表するほか、入社時、在職時に発生する人事関連の事務書手続、教育訓練、面談もしくはヒアリング、またはその他の書面もしくはシステム等を通じて、個人情報をお預かりする際に明示します。

3.情報の性質に応じた取り扱いについて

みなさまからお預かりする個人情報は、すべて厳重に取り扱い、情報の性質に応じてルールを定め、適切な管理を行います。

SUDACHI少短は、みなさまからお預かりする個人情報について、情報の性質に応じた管理方法を社内規程として整備することで、不正行為や情報漏えいにつながらないよう、厳重に管理しています。

■個人情報

個人情報とは、氏名や住所等、特定の誰かを識別することができる情報です。
SUDACHI少短は、個人情報を、上記1.の利用目的の範囲で利用します。ただし、法令等により、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことが認められている場合は、この限りではありません。

■センシティブ情報

センシティブ情報とは、個人情報のうち、人種、信条、門地、本籍地、社会的身分、保健医療、労働組合への加盟、性生活、犯罪経歴、犯罪により害を被った事実、被疑者または被告人としての刑事事件に関する手続が行われた事実、少年の保護事件に関する手続が行われた事実等、法令等で定められた特に配慮が必要な情報です。
SUDACHI少短は、センシティブ情報を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

  • 法令等に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
  • 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令等の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
  • 源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • 相続手続による権利義務の移転等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • 保険業その他金融分野の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • センシティブ情報に該当する生体認証情報をご本人の同意に基づき、ご本人確認に用いる場合

■マイナンバー(個人番号)

マイナンバーとは、日本国内に住民票を有するすべての方に対して、一人一人に割り振られた12桁の番号です。
SUDACHI少短は、マイナンバーを番号法等に基づき、適正な方法で収集するとともに、以下の事務に必要な範囲においてのみ利用します。また、SUDACHI少短は、番号法等で限定的に認められている場合を除き、マイナンバーを第三者に提供しません。

  • 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
  • その他法令等に定める個人番号関係事務等

4.第三者への提供について

みなさまからお預かりした個人データは、ご同意いただいた場合、その他法令等により認められている場合に限り、SUDACHI少短から第三者への提供を行います。
個人データをご提供いただいたご本人に対して不利益になるような第三者への提供は行いません。

また、上記1.の利用目的の達成に必要な範囲で、SUDACHI少短以外の第三者が取得した個人データの提供を受ける場合があります。このような場合においても、当該個人データの取得経緯を確認する等、法令等に定められた適切な措置を講じたうえで提供を受けます。

個人データをご提供いただいたご本人の権利利益に十分配慮し、「知らないうちに誰かに提供される」ことがないような仕組みづくりを徹底します。

SUDACHI少短以外の第三者に個人データを連携・提供する場合は、入社時、在職時に発生する人事関連の事務諸手続、教育訓練、面談もしくはヒアリング、またはその他書面もしくはシステム等を通じて、明示的な同意を得ます。※2
※2業務委託先への提供等、法令等によりご本人の同意が不要な場合を除きます。

■個人データ

個人データとは、個人情報を容易に検索することができるようにした個人情報データベース等を構成する個人情報です。SUDACHI少短は、次の場合に個人データをSUDACHI少短以外の第三者に提供します。

  • 上記1.の利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先へ提供等する場合
  • 法令等に基づく場合
  • その他、役員・従業員が同意している場合(下記【3)SUDACHI少短の業務委託先以外の第三者への情報提供】に記載するときを含みます)

なお、センシティブ情報、マイナンバーについては、「3.情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください。

  • 1)SUDACHI少短の業務委託先に対する提供
    SUDACHI少短は、役員・従業員にSUDACHI少短の人事に関連する業務を適切に行う等、上記1.の利用目的のために役員・従業員の個人情報を、SUDACHI少短の業務委託先に対して提供します。
  • 2)SUDACHI少短の関連会社間での共同利用
    SUDACHI少短は、以下の関連会社間で、保有する個人データ(ただし、マイナンバーを除く)を共同利用することがあります。
    • (1)共同して利用される個人データの項目
      人事情報(氏名、住所、生年月日、所属部署、役職、略歴等)、賃金関係情報(給与賞与・社会保険等)
    • (2)共同して利用する者の範囲
      Aflac Incorporatedおよびその子会社等 (https://www.aflac.co.jp/corp/profile/group.html)
    • (3)利用する者の利用目的
      上記「(2)共同して利用する者の範囲」に記載する者における「上記1.」の利用目的のとおり
    • (4)当該個人データの管理について責任を有する者の名称
      SUDACHI少短
  • 3)SUDACHI少短の業務委託先以外の第三者への情報提供
    SUDACHI少短は、以下の場合に、役員・従業員の同意に基づき、個人情報を第三者へ提供することがあります。
    • ・金融機関・再就職先等からの問い合わせに対して、在籍の有無等について、回答する場合
    • ・その他、業務委託先以外の第三者から情報提供等の依頼を受けた場合

5.安全管理について

みなさまからお預かりする個人情報は、何よりも重要なものとして、お守りするための体制を構築し、暗号化や不正アクセス防止といったセキュリティ対策を徹底します。

SUDACHI少短は、みなさまからお預かりする個人情報を最大限大切に守るために、以下のとおり対応します。

  • 個人データは社内規程で定めた期間のみ保管します。
  • 個人データを正確で最新なものに維持するよう努めます。
  • 個人情報管理責任者を定め、個人データおよびマイナンバーの漏えい、滅失またはき損の防止、その他の個人データおよびマイナンバーの安全管理のために、各種取り扱い規程等を定めるとともに、アクセス制限、持ち出し制限、不正アクセス防止のための措置等のセキュリティ対策により、必要かつ適切な措置を講じます。
  • 従業者に対する指導・教育等を通じ、適切に個人データおよびマイナンバーが取り扱われるよう必要かつ適切な監督を行うとともに、個人データおよびマイナンバーを業務委託先に提供する場合には、業務委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
  • 「情報管理推進委員会」を設け、個人データおよびマイナンバーの適正な保護管理の推進に努め、継続的に改善を図ります。

6.お問い合わせについて

お問い合わせは、窓口を設け、法令等に基づき適切に対応します。

SUDACHI少短では、役員・従業員の個人情報の取り扱いに関するご照会については、ご本人であることを確認させていただいたうえで、適切に対応します。

■保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等

SUDACHI少短は、個人情報保護法に基づく保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等のご請求について、適切に対応します。
SUDACHI少短所定の書式にご記入いただき、SUDACHI少短所定の受付方法に沿ってご請求いただいた場合には、ご本人であることを確認させていただいたうえで、個人情報保護法に基づき、原則書面により回答させていただきます。なお、保有個人データの開示のご請求については、開示請求手数料1,000円(税込)のほか、ご請求・回答内容等に応じて定めた開示実施手数料をお支払いいただきます。
詳しくは、下記お問い合わせ窓口に、ご連絡ください。

■お問い合わせ窓口

SUDACHI少短は、個人情報(マイナンバーを含みます)の取り扱いに関する苦情やご相談に対し、適切に対応させていただきます。
SUDACHI少短の役員・従業員の個人情報(マイナンバーを含みます)の取り扱いの詳細につきましては、下記までお問い合せください。

〒182-8006 東京都調布市小島町2丁目33番地2 アフラックスクエア
SUDACHI少額短期保険株式会社 コンプライアンス統括部
※1「法令等」とは、「個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)」(本文中においては「個人情報保護法」と記載)、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成二十五年法律第二十七号)」(本文中においては「番号法」と記載)をはじめとする関連法令、外国法令を含むその他の法令等を総称しています。